分類はするな
従来、整理すると言えば、「情報を分類する」ことが基本である。図書館のように内容によって、分類し整然と収納する。しかし、これは個人用の整理法としては正しくない。なぜなら、分類には以下の問題が存在するからである。
①どの分類項目に入れて良いかわからないものが多い。
②分類できないものが膨れ上がる。
③誤った項目に入れる場合がある。
④分類項目名などを忘れる場合がある。
⑤時間や手間がかかる割には、保存した資料を使わない。
「超整理法」
「超整理法」は分類せずに検索できるようにする整理法である。その特徴は次の通りである。
①すべての情報を時間軸に並べ、時間軸をキーとして検索する。
②コンピュータを使って、検索する。
押出しファイリング
「超整理法」、つまり時間軸を利用した書類整理の方法。
①書類や資料は、内容で分類せず、ひらすら時間順に並べる。
ひとまとまりになるものを封筒に入れ、到着順に左から本棚に並べる。
使用したものは左端に戻す。
②すべての書類を一つのポケットに入れる。置き場所を区別しない。
③検索する場合は、時間軸で調べる。
取り出すファイルは最近使ったものが多く、古いファイルを探すことは少ない。
人は「いつ頃入れたファイルか」というのは覚えており、大体の時間軸はわかる。
④平均アクセスタイムは短くなる。
時々、古い書類を探す際に時間はかかるが、頻度の高いものは最近のものが多い。
分類する時間を考えれば、時間を短縮できる。
⑤捨てる判断が容易になる。
整理の要諦は「捨てる」ことにある。使っていないファイルは確認後、捨てる。
なお、この方法が威力を発揮するのは、「非定型的な情報処理」である。病院の患者のカルテや経理用の書類など定型的な業務は、従来の分類する整理法の方が効率的である。
アイデア製造システム
①取掛かり
アイデア生産で最も重要なのは、取掛かり段階。特に「とにかく仕事を始めること」である。発想を得るには、問題を考えていることが重要である。とにかく仕事に取掛かり、それに浸っていること。
アイデアは何もないところに突然現れるのではなく、潜在意識下で着実に思考が進んでいる時に、何かのきっかけで意識に顕在化する。
②ゆさぶり
「意識的活動」によって問題を頭の中にインプットしておくと、「無意識活動」によって処理され、何かの機会に解答として外に出てくる。
そのためには、歩く、誰かに話す、読書などの方法がある。
