やるべきことを決める
どの仕事をするべきか日々決めなければ、魔のオーバーワークから抜け出す事はできない。本当にやるべき仕事にだけ、専念しよう。自分の職務に求められている事を明確に把握する事からスタートし、「やることリスト」に優先順位をつける。時間の無駄に過ぎない仕事は減らすか削除するかし、本当に重要なものだけに取り組むこと。やる事に追われてしまう原因には、以下のようなものがある。
・必要以上にメールをチェックする
・SNSなどを含む、インターネットを使いすぎる
・無駄なおしゃべりをする
・喫煙
・勤務時間を守らない
・無駄に多い会議
重要だが緊急性のない仕事のための「マスターリスト」を活用し、今すぐやるべき仕事は「HITリスト」に入れる。さらに、「やらないことリスト」も作ろう。
スケジュールを立てる
集中して取り組むべき、限られた重要なタスクを見極めたら、それらをいつやるのか決めなくてはならない。それぞれのタスクやアポに、適切な時間帯に適切な長さの時間を割り当て、慎重にスケジュールを組む事が大切だ。時間管理とは、実際には時間を管理する事ではなく、間違った時間の使い方をやめようという強い意志を持つ事だ。それぞれのタスクをいつ、どうやって完了させるかという現実的な締め切りを設け、タスクの優先順位を考慮しながら、スケジュールを組み込んでいく。
集中する
自分が1日をどう過ごしているか、じっくり振り返ってみよう。どの行動が時間を無駄にしているかを見極め、それらをコントロールするためのルールを作ろう。そのルールは厳しく実践し、特に以下の行動は控えること。
・マルチタスク
・先延ばし
・完璧主義
・ネガティブな独り言
・無駄な人付き合い
最悪の時間泥棒はマルチタスクだ。マルチタスクは、単に忙しくしているだけなのに、多くの事を達成したと勘違いしてしまう。
新しい情報を処理する
価値がない情報を選別し、残ったものを効率的に整理する方法を身につけなければ、確実に生産性に影響してしまう。以下が、情報処理の基本的なテクニックだ。
・同じ情報に何度も触れない
・捨てる、人に委ねる、実行する、日付を決める、引き出しに入れる、防ぐ
・3分以内にできる事は、即片づける
・日に1回は、書類用のトレイを空にする
ワークフローを円滑にする
仕事の優先順位をつけ、スケジュールを立て、集中し、新しい情報を処理する方法を学んだら、すべてを効率的で時間が節約できる1つのシステムにまとめよう。まずはチームのワークフローを明確にし、目標と締め切りを設定し、メンバーそれぞれにタスクを割当てる事から始めよう。
