目標を明確に表わし、優先順位をつける

緊急事態への対処と誰かに頼まれた仕事への対応にすべての時間を使っていたら、いつまでたっても進歩はない。目標が何であれ、まずは行動の理由とそこから何を得たいのかをじっくり考えてみる必要がある。これは、次の6段階で行う。

①すべき仕事をとにかく全部書き出す。

②短期目標（1週間以内）、中期目標（3〜24ヶ月）、長期目標（5年以上）の時間軸で分類する。

③中期目標の優先順位を決める。その際、需要（組織と上司が必要としていること）と供給（自分がしたいことと得意なこと）の両方を考慮に入れる。

④短期目標の優先順位を決める。上司が重要と考えること、中期目標の達成に役立つものを優先する。

⑤実際にどう時間を使っているかを調べる。

⑥優先順位と時間配分のミスマッチを認識する。

結果に目を向ける

多くの人はなかなか最優先の目標に向けてスタートを切らない。居心地のいい仕事で気を紛らわせて、大切な事を先延ばしにする。先延ばしをやめて、アウトプットを生み出す事に素早く向かえば、はるかに短い時間で仕事を終わらせる事ができる。

たいがいの企業は職場での勤務時間に重きを置きすぎている。ホワイトカラーの貢献は、職場にいる時間ではなく彼らの知識を通して生み出される価値にある。

雑事に手間をかけない

どんな組織にも、あまり重要でない仕事にとてつもなく長い時間を費やす人たちがいる。細かい点への気配りは一般的にはいい事だが、どれだけ時間をかけるかは、プロジェクトの重要性と相手のニーズによって変えるべきである。おおまかに言って、頼み事の8割は返事をしなくていいものだ。「80:20の法則」を拠り所にして、2割の労力で8割の結果を得るのである。

優先度の高い事に多くの時間を割く事ができるように、雑事に手間をかけないテクニックは次の通り。

①その場で処理する
優先度の低い事は、できる限り気付いた時にすぐその場で終わらせる。やり残しが増えると、結局は時間を無駄にする事になり、不安も高まる。

②「ながら仕事」をする
優先度の低い雑事の多くは「ながら仕事」で手早く片づけられる。エレベーターの中やタクシーでの移動中に携帯でメールを返信する。頭をフル回転させなくていい会議では、密かに溜まった読み物を読む。人間の脳は、同時に2つ以上の活動に100％集中する事ができない。ながら仕事は、どちらの仕事も優先度が低いか、片方の仕事だけが重要な場合にする。

但し、顧客や顧客になりそうな人、上司の前では、ながら仕事をすべきではない。

③完璧主義を克服する
完璧を求めれば、大量の雑事に埋もれてしまう。特定の仕事に長い時間をかけても、見返りは少ない。