モダンミーティングのための7原則
モダンミーティングは、従来の会議と異なり「意思決定を導く事」を目的に行う手法である。モダンミーティングには、次の7原則がある。
①すでにある意思決定を後押しする
モダンミーティングは、意思決定のための質問をするのではなく、そもそも後押しすべき意思決定がないと実施できない。自分の意思決定が決まって初めて、最終的な意思決定のためのミーティングが、関係者を集めて行われる。
ミーティングは次の2つのどちらかを行うために実施される。
・対立：複数の選択肢が提案され、修正され、懸念事項が明らかになる
・協調：違うチームや部署が協調する必要がある時に招集される
②素早く進行し、時間通りに終わる
ミーティングは短時間で行い、必ず終了時間を守ること。5人とか7人とかの、組織のコアとなるメンバーが一堂に会する1分1秒は、すべての組織への膨大なコストである事を忘れない。
③出席者を制限する
メンバーが増えれば、それだけ議論しなければならない論点は増える。ミーティングでは、意思決定に本当に関わる事が必要なメンバーのみを招集する。
④準備不足を許さない
事前の準備は、ミーティング招集者が率先して行わねばならない。アジェンダを作り、背景情報などの資料を用意する。アジェンダの作成ポイントは3点。
・ミーティングがどのように進むか、目的は何か、誰を参加させるかを明確にする
・問題点を指摘し、選択肢を挙げ、決定しなければならない事項を明確にする
・参加者が事前に何を準備しなければならないかが分かる
⑤必ずやり遂げるためのアクションプランを創り出す
議事録は不要。一番大切な事は、意思決定の内容とそれを実現するためのアクションプランだ。アクションプランは、以下の質問に答えるものでなければならない。
・必ずやり遂げると決めたアクションは何か？
・責任者は誰か？
・完了するのはいつか？
⑥情報シェアはしない。資料には事前に必ず目を通さなければならない
情報シェアのための会議はやらない代わりに、メモは必ず読まなければならない。
⑦ブレインストーミングと併用されてこそ、よりその威力を発揮する
モダンミーティングの最終的な目的は意思決定だ。しかし、そもそもどのような可能性があるのかを考え抜く場が必要である。ブレインストーミングの良し悪しが、ミーティングの成功を大きく左右する。そのルールは次の通り。
・情熱を持って新しいアイデアを出せる人に来てもらう
・大雑把を良しとする
・アイデアの数を競う
・ストップウォッチを使う
・楽しむ
・体を動かす
・焦点を絞る
・優れたファシリテーターに任せる
・反対しかしない上司や役員は呼ばない
・すべてを書き出す
企業変革力