これからのオフィスづくりで大切なこと

クリエイティブ・オフィスやフリーアドレスオフィスという言葉に代表されるように、近年、新しいオフィスづくりを導入する企業が増えてきている。一方で、新しくオフィスを作ったにもかかわらず効果的に活用されていないという声も聞かれる。

これまでは、快適性や機能性を改善するといった、主に生活面での不十分さ、あるいは不満足な環境を改善することが主眼に置かれていた。ハードウェアを主体としたオフィスづくりであったことから、利用者の視点である利便性は十分に考慮されていなかった。従って、不満を解消するだけのオフィスづくりは消極的な取り組みとして位置付けられ「経費（コスト）」として捉える傾向にあった。

その後、知識創造社会においては、各企業は横並びでは競争に勝てないことから、企業活動を持続的に行うための一環としてオフィスが捉えられ、新しい考え方や価値が見出されるようになってきた。オフィスづくりは「経費」ではなく「投資」であると認識を変化させる時代となった。

これからは、目的を定め、期待する効果・効用をあらかじめ明確にしておかなければ、オフィスづくりは充分な成果を発揮できない。今後のオフィスづくりには、次の評価軸が求められていく。

①安全性：利用者の目的や規範・基準にかなっている
②快適性：個人差を柔軟に扱い、心身ともに心地良い環境を提供している
③利便性：利用者の目的や条件、実情にあった便利なものである
④持続性：必要十分なものが整っており、環境変化に対しても柔軟に対応できる
⑤有効性：従来の制度・組織・習慣にない、新しいものを発見することを助けている

オフィスのつくり方

オフィスづくりでは計画なくして構築はない。それぞれの工程では役割分担と優先順位を定め、スピーディに進めることが重要となる。

①調査：現状のオフィス状況、問題点、社員の意識を分析する
②計画：経営方針をふまえ、理想的なコンセプトを策定する
③要件整理：コンセプトをもとに諸要件を整理し、方向性を明確化する
④設計：意匠・レイアウトなどの基本計画書を作成する
⑤構築：施工・移転などの実務を代行する
⑥評価：コンセプトの反映度や機能展開などの評価を調査する

オフィスを作ったからといって、誰もがすぐに使えるとは限らない。日々の使い方にも配慮することが求められる。効果的にオフィスが使われるようにするためには、以下の点が必要となる。

・使い方を具体的に示す
・使い方を知らせる
・積極的にサービスとして提供する
・自然と使いこなす仕掛けをつくる