仕事の成果は「机まわりの環境」で9割決まる
・「共有文具」を活かす文具はよほど頻繁に使うもの以外は極力、部内で共有する。あまり使わない文具を手放すだけで、机まわりは快適になる。文具を共有するには、まずは共有文具スペースをつくる事が必要である。「あそこに行って作業した方が効率的だな」という場所がある事で、個人の持ち物が減っていく。
・引き出しから「文具を解放」する
個人の文具を、どの程度の量に留めるかの目安の1つが「持ち歩けるか」にある。文具は使うためにあるので、しまい込むのではなく「すぐ使えるように出しておく」のも整え方の1つである。
・「デスクの真ん中の引き出し」はカラにする
仕事がペーパーレスになってきているので、特に浅い引き出しはほとんど必要ない。「あるから使う」という意識では、机はかえって「整わなく」なる。引き出しは「モノが見えなくなる場所」であるため、100％を使う必要はない。
・色違いのクリヤーフォルダを使い分ける
複数の案件の資料には、クリヤーフォルダを色違いで活用する。色分けしておくと、直感的にクリヤーフォルダを取り出して、資料を引き出す事ができる。さらに挟むのが簡単なので、不定形の紙やメモも一緒にしておく事ができる。仕事は「俯瞰」させる事で生産性が高まるが、そのような作業をクリヤーフォルダであればパッと抜き出すだけで可能になる。
・3ヶ月経って使わない資料は処分するか共有化する
資料が動いていないなら仕事も動いていないという事だから、それは手放していい。自分の机まわりに持っているべきは、今動いている仕事のものだけである。一定の分量を超えたものはスキャンするなどして、デジタルデータで保管する。
・「自分の文具」を選び抜く
共有スペースに置かない個人の持ち物は、使っていて楽しい気分になるものを選び抜く。楽しい気分になるためには、デザインが自分の好みであるだけでなく、快適な使い心地や、新しい体験が求められる。
・「自分にぴったりのノート」を使う
快適に使えるノート選びのポイントは「サイズ」である。
・メンテナンスは週1回、5〜10分
自分の机に対し、「豊かな発想を生み出してくれる場だ」という愛着があれば、主体的に管理したくなるし、メンテナンスも定期的に行うようになるはずである。このメンテナンスを習慣にする事ができれば、必然的に週1回、いらないものを確実に処分していく事ができる。