「わかる」「伝わる」資料とは
ビジネスにおける「わかる」には、2つの意味がある。
①意味がわかる：言葉の意味がわかり、情報を適切に引き出すことが可能な状態
②意義がわかる：内容の主張が腑に落ちて、アクションをとることが可能な状態
「相手に伝わる」資料は、この2つの「わかる」について、ともにわかりやすい状態である必要がある。「意味を理解」してもらうためには、情報の量と質が適切で脳の本棚に収めやすい塊にする必要がある。「意義を納得」してもらうには、内容に論理的なエラーがないことが必要である。さらにロジックだけでなく、感情的に受け入れてもらう資料を作成することが大切である。
プロフェッショナルな資料の3つの要件
プロフェッショナルが作る資料には3つの要件が必要である。
①相手の期待値を理解している
②質、スピードの達成基準が高い
③誤字・脱字がなく、興味・関心を満たし、安心・満足・感動を与える
資料作成のステップ
プロフェッショナルな資料を作成するには、「何のために」「誰に」「何を」「どうやって」という4つのフレームワークで、概要を押さえる。
①資料作成の「目的」を明らかにする
②「ターゲット」を設定し、分析する
③ターゲットに対し、相応しい「メッセージ」を作成する
④効果的に伝えるために「構成」を考える
⑤「ビジュアル化」する
資料作成する際には、まず「目的」「ターゲット」「メッセージ」「構成」といったステップの前段部分を紙に書き、それから一気にパソコンで作る。いきなりパワーポイントを立ち上げず、まず紙に書けば、本質的メッセージしか書けず、それを確認することができる。
Step1 目的を明確にする
目的は3段階で設定する。①どんな行動をとってもらいたいのか
②そのために何を理解してもらいたいのか
③そのためにどのような状態にするべきか
目的が不明瞭で損をしている資料は多い。営業資料で「こういった商品があります」といった説明だけで、相手から「それで？」と返されてしまうケースが典型。相手にどんな行動をとってもらいたいかを意識し、それを一言で明快にまとめることがポイント。
Step2 ターゲットを知り仮説を立てる
ビジネスの資料は、ほとんどの場合、相手に訴えてそこから何らかのアクションを引き出すために作る。よって、相手がどうしたら動くのかといったターゲット分析は、徹底的に行う必要がある。
ターゲットを知るには、プロファイリングを行う。相手の人物像や保有する情報を分析することで、相手の「期待」や「理解」のレベルを明らかにし、何をどのように伝えるのが効果的かという仮説を構築する。
プロファイリングデータは、インターネット等の情報やターゲットの周りの人、同僚や側近、秘書などから集める。仮説を導く際には、相手の現在地を把握した上で、役職や部門、業界、時系列などをスライドさせた視点・視座を盛り込み、いい意味で期待を裏切ることができるかがポイント。
Step3 メッセージを作成する
メッセージを作るにあたっては「主張」と「根拠」がともに揃っているか。主張に「◯◯すべき」というアクションが含まれているのか。メッセージがしっかりメッセージになっているのかを確認すること。
説得力のあるメッセージは、以下の要件を満たす必要がある。
①ロジックエラーがない
②5回以上の「なぜ？」に耐えうるほど、根拠がしっかりしている
③相手の感情に染み入る
④前面に自分の感情を出しすぎない
