ミーティングが多すぎる
ミーティングはとにかく時間を食う。個人の時間も、組織の時間も奪われる。アメリカでは1日に5500万回のミーティングが行われている。調査によると、平社員の場合、平均して1週間に8回、マネージャー職は12回ミーティングに出席している。企業リーダーになると労働時間の56%をミーティングに費やしている。出席者が増え、出席者の役職が上がり、所要時間が長くなると、ミーティングにかかる費用は劇的に増加する。これら出席者の時給で換算すると、年間で1兆4000億ドル。これは2014年のアメリカのGDPの8.2%に相当する。
直接的なコストだけでなく、非生産的なミーティングを行うと、各種の間接コストが発生する。機会損失、従業員の不満などの心理的なコストがかかっている。にも関わらず、ミーティングの費用対効果を分析している企業はほとんどいない。
悪いMTGのサイン
ミーティングスキルを磨くには、まずミーティングの実態を知ること。以下のような現象に心当たりがあれば、すぐに改善の努力を始めるべきである。
・出席者がずっとスマホを見て他の作業をしている
・出席者が関係のない雑談をすることが多い
・ほぼリーダーばかりが発言している
・1、2人の出席者が発言を独占している
リーダーがやるべき仕事
ミーティングで理想とされるリーダーは、先頭に立って引っ張るタイプではなく、チームのサポートに徹する「サーバント・リーダー」と呼ばれるタイプだ。他者の成長を助けることを目指すリーダーだ。ミーティングで大切なのは、リーダーの自己満足ではなく「すべての出席者にとって価値のある時間にすること」である。リーダーがミーティングでやるべき仕事は次の通り。
①タイムマネジメント
時間の経過を観察し、大きな目標を念頭に置きながら適切な時間配分をする。きちんとした話し合いが必要条件であれば、次のミーティングに持ち越す。
②アクティブリスニング（積極的傾聴）
メンバーの発言を要約したり、内容をわかりやすく言い換えたりして、常に現時点での状況を明確にする。メンバーの意見を取り入れ、出席者の全員がミーティングのプロセスと、現時点の議題を正しく理解するようにする。
③コンフリクトマネジメント（衝突を管理する）
アイデアへの反論を促し、健全な議論が行われるようにする。反対意見を言いやすい環境を確立し、ディベートを歓迎する。
④能動的な参加を促す
メンバーが発言しやすい環境を作る。「言いたいことがありそうな人」を見つけたら、必ず発言を促すようにする。誰か1人の出席者が発言を独占しないようにする。
⑤合意を目指す
「そろそろ結論を出せるだろうか」といった発言で、合意に到達できる状態かどうか判断する。但し、準備ができていない人にプレッシャーをかけない。
ミーティング時間を短縮する
ある作業にかかる時間は、その作業のために使える時間と等しくなる。この現象はいたるところで観察されている。人間は意識的にせよ、無意識にせよ、空白を埋めるという習性がある。ミーティングの時間が60分と決まっていれば、どんな中身であっても60分かかる。つまり、時間を短くすれば、その時間内に終わらせようとするので、出席者の集中力が高まって効率が上がると考えられる。
適正な時間が決まったら、今度はそこから5〜10％ほど短くすることを考える。グーグルでは「50/25」が導入された。これは1時間のミーティングを50分に、30分のミーティングを25分にそれぞれ短縮するという意味だ。
